Adjoint(e) administration et studio / Administration and Studio Assistant

Montreal, Quebec, Canada Part-time

English follows

Description de l’entreprise:

L’Atelier Animation est un studio spécialisé dans la fabrication de séries et de longs métrages d'animation en images de synthèse.

Établie à Montréal depuis 2012, l'Atelier se démarque par le choix de ses projets d'envergure et par son infrastructure technologique en constante amélioration.

Véritable lieu de créativité, le studio privilégie le talent et l'audace en s'entourant d'artistes, de techniciens et de gestionnaires passionnés.

 

Description du poste :

Sous la supervision de la directrice des finances, l’adjoint(e) a pour mandat principal d’assister la coordonnatrice administrative dans toutes les tâches administratives liées à la gestion du studio et de soutenir la chargée de projet dans la gestion de l’environnement de travail et son amélioration.

 

Responsabilités:

 

Studio/Intendance :

  • Accueillir les visiteurs du studio et leur faire signer une entente de confidentialité;
  • Répondre aux appels reçus sur la ligne téléphonique principale du studio et transférer les appels au besoin;
  • Appeler les coursiers, préparer et commander les envois spéciaux et en assurer le suivi (Fedex, UPS etc.);
  • Participer activement à l'organisation des événements du studio;
  • S’assurer de la propreté des cuisines, des salles de réunions et des aires communes en début d’après-midi et en fin de journée;
  • Assurer l’entretien des plantes
  • Soutien dans l’organisation et le suivi des d’activités en lien avec les avantages pour les employés (ex. massage, coupe de cheveux, etc.);
  • Assurer l’inventaire à jour et faire les commandes au besoin du stock de l’intendance (Cuisine, fournitures de fonctionnement, mobilier, papeterie, bureautique etc.);

 

 Administration:

  • Effectuer les différentes tâches de manutention de document pour le département administratif (studio, RH, comptabilité) : copie, scans, rangement, archivage, déchiquetage, etc.;
  • Mettre à jour les tableaux physiques d’information du studio (nouveaux employés, anniversaires, calendrier d’événements, etc.);
  • Assurer la mise à jour des différentes listes et bases de données administratives;
  • Effectuer la production et la mise en page de différents documents propres au studio: lettres, notes de service, listes, rapports, offres de service, présentations, contrats, et en assurer la distribution;
  • Réserver les salles de réunion en interne (au besoin) et les lieux de rendez-vous externes;
  • Assurer le suivi auprès des prestataires de services et de certains fournisseurs;
  • Fournir les informations et prendre en charge la logistique de la relocalisation des nouveaux employés;
  • Préparer les dossiers employés, les documents et autres (adresse courriel, compte Shotgun, clés, etc.) nécessaires à l’intégration et au départ d’employés et les tenir à jour;
  • Inscrire et tenir les dossiers d’assurances collectives et les RVER des employés à jour;
  • Gérer le traitement administratif des absences des employés;
  • Être une personne ressource pour les employés pour des questions administratives;
  • Exécuter toute autre tâche connexe, en fonction des besoins de la direction du studio;

   

Compétences exigées :

  • Expérience en administration;
  • Excellente capacité de communication, bilinguisme obligatoire anglais/français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
  • Maitriser Microsoft Office et plus particulièrement Excel;
  • Être à l’aise avec l’environnement Mac;
  • Connaître et savoir utiliser les fonctionnalités de la messagerie Gmail (google mail);
  • Connaissance de la suite Adobe (Illustrator, InDesign, Photoshop), un atout;
  • Bonne capacité d’écoute, d‘aide, d’explication et d’analyse;
  • Excellente capacité de confidentialité;
  • Faire preuve de rigueur, de confiance, de tact et de diplomatie;
  • Avoir un grand sens de l’initiative et de la débrouillardise.
  • Intérêt pour l’industrie de l’animation 3D;

 

Titre du poste : Adjoint(e) administration et studio

Statut : Contrat à durée indéterminée / 32h par semaine

Lieu de travail : Montréal

Salaire : En fonction de l’expérience

 

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Company description:

L’Atelier Animation is an animation studio that specializes in the creation of 3D feature films and television series.

Founded in Montreal in 2012, L'Atelier has distinguished itself by its choice of highly creative projects to work on and its constantly evolving technological infrastructure.

At its core, L'Atelier is a place of creativity, and the studio prides itself on the talent and audacity of all its passionate artists, technicians and managers.

 

Job description:

Under the supervision of the Financial Director, the mandate of the administrative and studio assistant is to support the studio coordinator with managing the work environment and its improvement.

 

Responsibilities:

Studio / Stewardship :

  • Greet guests and have them sign a non-disclosure agreement;
  • Answer calls from the studio’s main phone line and transfer them when needed;
  • Call couriers, prepare and order special shipments and ensure their follow-up (Fedex, UPS, etc.);
  • Participate in the organization of studio events;
  • Make sure the kitchens, meeting rooms and common areas are clean in the early afternoon and at the end of the day.
  • Care for the plants;
  • Support in the organization and monitoring of the activities related to employee benefits (eg massage, haircut, etc.);

 

Administration:

  • Handle the paperwork for the administrative department (studio, HR, accounting): copying, scanning, organizing, storing, archiving, shredding, etc.;
  • Update the studio’s information board (new employees, birthdays);
  • Provide updates for the several administrative lists and databases;
  • Carry out the production and layout of various documents specific to the studio (letters, service notes, lists, reports, service offering, pitches) and ensure their outreach;
  • Book the meeting rooms for internal purposes (when needed) and external meetings’ locations;
  • Follow-up on service providers and some suppliers;
  • Find temporary housing for relocated employees and overseeing their arrival (if applicable);
  • Follow-up with contracts for new employees;
  • Draw up employees files, documents and other tools (email address, Shotgun account, keys, etc.) required for their integration or departure and to keep them updated;
  • Register and update records of the employees’ group insurance and VRSPs;
  • Manage administrative tasks related to leaves of absence of employees;
  • Be a resource person for employees for administrative matters;
  • Perform any other job-related duties depending on the management’s needs;

 

Qualifications:

  • Experience in human resources and/or administration and/or communication is an asset;
  • Excellent communication skills, mandatory written and verbal bilingualism (English/French);
  • Excellent knowledge of MS Office Suite, and more importantly, Excel;
  • Comfortable working in a MAC environment;
  • Knowledge of Gmail webmail service (Google Mail)
  • Knowledge of Adobe Suite (Illustrator, InDesign, Photoshop) is an asset;
  • Have an excellent sense of customer service;
  • Good listening, helping, explaining and analyzing skills;
  • Excellent ability to preserve confidentiality;
  • Must be rigorous, trustworthy, tactful and diplomatic;
  • Must have great initiative and resourcefulness;
  • Interest in the animated film industries;

 

Job title : Administrative and studio assistant

Status : Contractual / Part time (32h per week)

Location : Montréal

Salary : To be discussed