Adjoint(e) exécutif(ve) - Executive Assistant

Montréal, Québec, Canada Full-time

**English follows**

 

Description de l’entreprise:

L’Atelier Animation est un studio spécialisé dans la fabrication de séries et de longs métrages d'animation en images de synthèse.

Établie à Montréal depuis 2012, l'Atelier se démarque par le choix de ses projets d'envergure et par son infrastructure technologique en constante amélioration.

Véritable lieu de créativité, le studio privilégie le talent et l'audace en s'entourant d'artistes, de techniciens et de gestionnaires passionnés.

 

Description du poste :

Sous la supervision de la Direction générale, l’adjoint(e) aura pour mandat principal de soutenir le Directeur dans la gestion quotidienne administrative de ses dossiers. 

Responsabilités:

  • Fournir un soutien administratif, assurer la confidentialité du travail, résoudre les problèmes de façon proactive et faire preuve d’excellentes aptitudes décisionnelles;
  • Assurer des canaux de communication ouverts avec les gestionnaires et la haute direction du studio;
  • Organiser l’agenda professionnel et au besoin personnel du directeur : coordonner les plages horaires avec les différents intervenants internes et externe et prendre en charge la logistique des rencontres;
  • Trier les courriels, les prioriser, faire un rapport régulier synthétisé et y répondre au besoin;
  • Organiser les éventuels déplacements (logistique - transport, hébergement, etc.) de la direction;
  • Prendre des notes et faire la rédaction de compte-rendu de réunions selon les demandes du directeur;
  • Effectuer des commissions au besoin;
  • Faire la mise en page de différents documents;
  • Effectuer les différentes tâches de manutention de document : impression, copie, scans, rangement, archivage, déchiquetage, etc. pour le directeur;
  • Faire des traductions (anglais-français et français-anglais) au besoin;
  • Remplacer à la réception ponctuellement lorsque nécessaire;
  • Apporter un soutien ponctuel si nécessaire aux directeurs du studio;
  • Apporter un soutien ponctuel si nécessaire à la coordonnatrice administrative et de studio pour l’organisation d’événements;
  • Exécuter toute autre tâche connexe en fonction des besoins de la direction générale du studio.

 

Compétences exigées :

  • Diplôme d’études pertinent ;
  • Expérience en administration et/ou communications est un atout;
  • Excellente capacité de communication, bilinguisme obligatoire anglais/français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
  • Excellente capacité de rédaction;
  • Avoir une bonne connaissance de Microsoft Office et plus particulièrement d’Excel;
  • Être à l’aise avec l’environnement Mac;
  • Maîtriser les fonctionnalités de la messagerie Gmail (google mail);
  • Connaissance de la suite Adobe Photoshop est un atout;
  • Connaissance logiciel de montage est un atout;
  • Bonne capacité d’écoute, d‘aide, d’explication et d’analyse;
  • Excellente capacité de confidentialité;
  • Faire preuve de rigueur, de confiance , de tact et de diplomatie;
  • Avoir un grand sens de l’initiative et de la débrouillardise;
  • Intérêt pour l’industrie de l’animation 3D.


Statut : Contrat à durée indéterminée / 32h par semaine 

Salaire : En fonction de l’expérience

Entrée en poste : Octobre ou Novembre 2019 

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About us:

L’Atelier Animation is an animation studio that specializes in the creation of 3D feature films and television series.

Founded in Montreal in 2012, L'Atelier has distinguished itself by its choice of highly creative projects to work on and its constantly evolving technological infrastructure.

At its core, L'Atelier is a place of creativity, and the studio prides itself on the talent and audacity of all its passionate artists, technicians and managers.

 

Job Description:

Under the supervision of the General Manager, the main mandate of the Assistant will be to support the Director in the day-to-day administrative management of his files.

Responsabilities:

  • Provide administrative support, ensure confidentiality, proactive problem solving and demonstrate excellent decision-making skills;
  • Ensure open communication channels with studio managers and senior management;
  • Organize the professional agenda and, if necessary, the director's personal needs: coordinate time slots with the various internal and external participants and take care of the logistics of the meetings;
  • Sort emails, prioritize them, make a regular synthesized report and respond to them as needed;
  • Organize any travel (logistics - transport, accommodation, etc.) for the management;
  • Take notes and write minutes of meetings as requested by the Director;
  • Perform commissions as required;
  • Make the layout of different documents;
  • Perform the various document handling tasks: printing, copying, scanning, storing, archiving, shredding, etc. for the director;
  • Translate (English-French and French-English) as needed;
  • Replace at reception on time when necessary;
  • Provide ad hoc support if necessary to the studio directors;
  • Provide ad hoc support if necessary to the administrative and studio coordinator for the organization of events;
  • Perform any other related tasks as required by the studio's general management.

Required skills:

  • Relevant diploma of studies;
  • Experience in administration and/or communications is an asset;
  • Excellent communication skills, bilingual English/French, both written and oral;
  • Excellent writing skills;
  • Have a good knowledge of Microsoft Office and more particularly Excel;
  • Be comfortable with the Mac environment;
  • Master the functionalities of Gmail email (google mail);
  • Knowledge of the Adobe Photoshop suite is an asset;
  • Knowledge of editing software is an asset;
  • Good listening skills, assistance, explanation and analysis;
  • Excellent ability to maintain confidentiality;
  • Demonstrate rigour, trust, tact and diplomacy;
  • Have a strong sense of initiative and resourcefulness;
  • Interest in the 3D animation industry.

 

Status : 32h per week / Permanent

Annual Salary : To be discussed

Planned start date : October or November 2019